■ SmartHR連携について
SmartHR上やALLIGATE上で設定したユーザ情報および通行権限設定、個人コード設定を互いに同期することができるサービスです。社員の入社/退社に伴うユーザ設定や通行権限設定、個人コード設定を簡略化することができます。
例えば、社員の入社/退社があった場合に、SmartHR上でユーザの新規登録や在職状況の変更、通行権限の設定、個人コードの設定などを行えば、ALLIGATE Webアプリ上での操作をせずにユーザ新規追加やユーザの無効化、通行権限の設定、個人コードの設定をALLIGATEに反映することができます。
■ SmartHR連携の主な機能
SmartHR連携の主な機能は下記の2つです。
- 自動同期機能
- SmartHRで設定した以下の情報をALLIGATEに自動同期します
- 従業員情報
- ALLIGATEで設定した以下の情報をSmartHRに自動同期します
- ゲートグループ設定
- 個人コード設定
- SmartHRで設定した以下の情報をALLIGATEに自動同期します
- 手動同期機能
- SmartHRで設定した以下の情報をALLIGATEに手動で同期できます
- 従業員情報
- 従業員項目
- ALLIGATEで設定した以下の情報をSmartHRに手動で同期できます
- ユーザ情報
- ゲートグループ設定
- 個人コード設定
- SmartHRで設定した以下の情報をALLIGATEに手動で同期できます
1) 自動同期機能
SmartHR WebアプリまたはALLIGATEWebアプリで設定を保存した段階で、情報の同期を自動で行う機能です。
【SmartHR: 従業員情報の追加/変更/削除】
- SmartHRに従業員を追加すると、自動でALLIGATEにユーザを追加します。この際、SmartHR上で登録した氏名/氏名(フリガナ)/ALLIGATE連携_通行権限設定/ALLIGATE連携_個人コード設定が同期されます。
※ 追加される従業員はログインIDを持つ従業員のみです。ログインID未登録の従業員は、ログインIDを登録し従業員に紐付けした時点で、ALLIGATEに追加されます - SmartHRで従業員情報を変更すると、連携しているALLIGATEユーザの情報も自動で更新します。同期される従業員情報は下記です。このうち、氏名/氏名(フリガナ)/ALLIGATE連携_通行権限設定/ALLIGATE連携_個人コード設定は、自動同期するか否かを選択することができます。
SmartHR 従業員情報 対応するALLIGATE ユーザ情報 自動同期設定のON/OFF 氏名 ユーザー名 可能 氏名(フリガナ) ユーザー名ふりがな 可能 在職状況 ステータス 不可能 ALLIGATE連携_通行権限設定※ ゲートグループへのユーザ登録/削除 可能 ALLIGATE連携_個人コード設定※ 個人コードの登録及び、個人コードへのユーザ登録 可能
また、SmartHRで在職状況を変更した場合、ALLIGATEのユーザは以下のステータスに変更されます。
SmartHR 在職状況 ALLIGATE ユーザステータス 在職中 有効 休職中 有効 退職済 無効 - SmartHR上で従業員削除を行った場合、対応するALLIGATEユーザのステータスは無効化され、SmartHR連携が解除されます。(SmartHR連携が解除されたALLIGATEユーザを別のSmartHRユーザと紐付けたい場合は未連携のSmartHRユーザをALLIGATEに取り込む / 既存のALLIGATEユーザと連携するをご参照ください。)
【ALLIGATE: ゲートグループの追加/ステータス変更/ユーザ追加および削除】
- ALLIGATEにゲートグループを追加すると、自動でSmartHRに追加されます。追加されたゲートグループは各従業員の従業員情報設定から、通行可/通行不可を設定できるようになります。
- ALLIGATE上でゲートグループのステータスを変更すると、自動でSmartHRにも設定が反映されます。ゲートグループのステータスを有効にした場合、SmartHRに追加され、各従業員の従業員情報設定から、通行可/通行不可を設定できるようになります。無効にした場合、SmartHR上から削除され、通行可/通行不可が設定できなくなります。
- ALLIGATE上でゲートグループに対して、ユーザの追加/削除を行うと、自動でSmartHRの従業員情報のALLIGATE連携_通行権限設定に反映されます。
2) 手動同期機能
手動同期機能は、SmartHR連携用Webアプリ上で同期ボタンを押したときに同期が行われる機能です。
【SmartHR: 従業員情報の追加/変更】
- SmartHRに追加した従業員をALLIGATEに追加し、情報を同期することができます。追加方法は未連携のSmartHRユーザをALLIGATEに取り込む / 既存のALLIGATEユーザと連携するをご参考ください。
- SmartHRで変更した従業員情報をALLIGATEに同期することができます。手動でのユーザ情報同期方法はSmartHRで編集したユーザ情報をALLIGATEに手動で同期するをご参考ください。同期される従業員情報は下記表です。このうち、氏名/氏名(フリガナ)/ALLIGATE連携_通行権限設定/ALLIGATE連携_個人コード設定は同期するか否かを適宜選択することができます。
SmartHR 従業員情報 対応するALLIGATE ユーザ情報 同期の選択可否 氏名 ユーザー名 可能 氏名(フリガナ) ユーザー名ふりがな 可能 在職状況 ステータス 不可能 ALLIGATE連携_通行権限設定※ ゲートグループへのユーザ登録/削除 可能 ALLIGATE連携_個人コード設定※ 個人コードの登録及び、個人コードへのユーザ登録 可能 ※本設定項目はSmartHR連携用Webアプリにて、テナントIDとアクセストークンを登録するとSmartHR上に表示され設定できるようになります
手動同期を行った際、SmartHRの在職状況に応じて、ALLIGATEのユーザは以下のステータスに変更されます。SmartHR 在職状況 ALLIGATE ユーザステータス 在職中 有効 休職中 有効 退職済 無効 -
SmartHR上で行った従業員削除をALLIGATEに反映させたい場合には、ALLIGATE Webアプリ上でALLIGATEユーザの無効化、および、SmartHR連携の解除を実施してください。SmartHR連携の解除の方法はユーザ連携を解除するをご参考ください。
【SmartHR: 従業員項目への通行権限グループの追加/削除】
- SmartHR上で行った従業員項目の「ALLIGATE連携_通行権限設定」への通行権限グループの追加/削除をALLIGATEに同期させることができます。同期方法はSmartHRで編集したユーザ情報をALLIGATEに手動で同期するをご参考ください。
※ 1ユーザのみの同期を行った場合、そのユーザに関連するグループのみALLIGATEに同期します。全通行権限グループを同期させたい場合は、全ユーザの同期を選択してください。
※「ALLIGATE連携_通行権限設置」の通行権限グループの設定方法についてはSmartHR上でユーザに通行権限を設定するをご参考ください。
【ALLGIATE: ユーザ情報の追加/変更】
- ALLIGATEに追加したユーザをSmartHRに追加し、情報を同期することができます。追加方法は未連携のALLIGATEユーザをSmartHRに登録/連携するをご参考ください。
- ALLIGATEで変更したユーザ情報をSmartHRに同期することができます。手動での同期方法はALLIGATEで編集したユーザ情報をSmartHRに手動で同期するをご参考ください。同期される従業員情報は下記表です。各項目、同期するか否かを適宜選択することができます。
ALLIGATE ユーザ情報 対応するSmartHR 従業員情報 同期の選択可否 ユーザー名 氏名 可能 ユーザー名ふりがな 氏名(フリガナ) 可能 ゲートグループへのユーザ登録/削除 ALLIGATE連携_通行権限設定 可能 個人コードへのユーザ登録/削除 ALLIGATE連携_個人コード設定 可能 - ALLIGATEで変更したユーザステータスをSmartHRに同期することはできません。SmartHR上で手動での従業員情報の変更(在職状況の変更、または、従業員削除)をお願いいたします。
【ALLIGATE: ゲートグループの追加/ステータス変更/ユーザ追加および削除】
- ALLIGATE上で追加したゲートグループ、および、有効化したゲートグループをSmartHRの「ALLIGATE連携_通行権限設定」に追加することができます。追加されたゲートグループは各従業員の従業員情報設定から、通行可/通行不可を設定できるようになります。また、ALLIGATE上で無効化したゲートグループをSmartHRの「ALLIGATE連携_通行権限設定」から削除することができます。ゲートグループへのユーザの所属状況もSmartHRに同期することができます。方法はALLIGATEで編集したユーザ情報をSmartHRに手動で同期するをご参考ください。
※ 1ユーザのみの同期を行った場合、そのユーザに関連するゲートグループのみSmartHRに同期します。全ゲートグループを同期させたい場合は、全ユーザの同期を選択してください。
■ SmartHR連携の始め方
SmartHR連携用WebアプリよりSmartHR連携を始めることができます。詳細はSmartHR連携を開始するをご参照ください。
■ SmartHR連携の注意点
- ALLIGATEとSmartHRを連携させるためには以下の条件が必要です
- SmartHR連携用WebアプリでSmartHRのテナントIDとアクセストークンを正しく登録していること
- 自動連携では、SmartHRアプリ上で行った「従業員情報」に対する追加/変更/削除のみALLIGATEに反映します。従業員項目に対して手動で行った変更はALLIGATEに反映されませんのでご注意ください。